TIPS PARA UNA BUENA TOMA DE INVENTARIOS

Para tener éxito en la toma del inventario físico de las existencias, se debe de planificar previamente su realización, empezando con definir a las personas que se encargarán de este trabajo, con la finalidad de poder capacitarlas con charlas informativas o simulacros previos para que tengan una idea del trabajo a realizar, ya que hacer un inventario físico no es tan simple como se piensa, no solo es contar los bienes que se tienen en existencias, sino que implica saber que se hará con los datos obtenidos al finalizar el inventario.
Se debe planificar también cual es el material necesario que se utilizará para realizar el trabajo (tarjetas de control, calculadoras, balanzas, pistolas láser en caso de tener sistematizado el proceso, etc), asimismo, quienes serán los coordinadores o responsables del trabajo, para que, en caso exista duda o problema durante el mismo, den pautas para su solución.
Por otro lado debemos recordar que los papeles de trabajo de la toma de inventario deberán ser refrendados por un responsable como es el contador o el gerente de la empresa, ya que éstos servirán de sustento de los saldos de las cuentas de existencias que se muestran en el Balance General que se presenta a SUNAT.
Por ello comentamos algunas consideraciones para lograr una buena toma de inventario físico.
Es un error capacitar sólo al personal del área contable para la toma de inventario. Y es que el control de inventario no sólo es una responsabilidad contable, y por el contrario debe involucrar a todo el personal que directamente participa desde el proceso de pedidos o departamento de logística, el departamento de compras, el departamento de almacenaje, el departamento de ventas, el departamento de despacho, entre otros.
Sólo así se podrá lograr que se procesen correctamente los ingresos y salidas de inventario, y que no se registren operaciones inexistentes que tienen impacto contable.
Por ello es importante preguntarse: ¿Cuándo fue la última vez que se capacitó al personal involucrado con los inventarios? ¿Conocen y están actualizados con respecto a las disposiciones sobre comprobantes de pago?.
Planificar el inventario y contar con los equipos adecuados. De esto dependerá el éxito de la toma de inventario y es que como toda gestión que es analizada previamente ayudará a prever las posibles contingencias que se puedan presentar durante el proceso, así por ejemplo asegurarse de no tener demasiadas personas en ambientes pequeños, saber la localización de los bienes a inventariar, contar con el equipo necesario para el conteo, pesado o desplazamiento de determinados bienes. Así mismo, en aquellas empresas que han desarrollado su propio sistema (software) de inventario deben tener en cuenta el número de equipos electrónicos que necesitaran para poder realizar el trabajo. Si no se hace la planificación, de seguro el inventario fracasará.
El inventario físico es una medida de control. Ya que a través del inventario se podrá conciliar los datos contables con las unidades físicas existentes. Sabemos que en muchos casos se encontrarán diferencias (faltantes o sobrantes), por lo que se deberán hacer los ajustes contablemente. Este hecho puede originar que la Administración Tributaria efectúe presunciones sobre saldos de inventarios no sustentados. De ser así, debemos estar conscientes de que los sistemas de inventario no funcionan correctamente por lo que será un tema prioritario analizar los procesos para minimizar las diferencias, así como capacitar al personal involucrado en el tema.
El inventario no acaba cuando se termina de contar. Y es que se puede efectuar una excelente toma de inventario pero al compararlo con los datos contables encontramos grandes diferencias ya que el procedimiento y el proceso de movimiento de existencias no se realiza correctamente. Por ello lo importante es corregir estos procesos para que así, con la nueva información obtenida se registren adecuadamente los nuevos ingresos y salidas y no caer en los errores anteriormente cometidos.